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Using personal vehicles for company work/travel and calculating mileage allowances/reimbursements
When calculating mileage allowances and reimbursements for expenses related to personal vehicle use for company work/travel, here is some important information to know.
Employment-related driving is any driving done by an employee between work locations for purposes related to their employment duties.
If you provide an allowance to your employee to compensate for using their own vehicle, the allowance will not be taxable if all of the following apply:
- The per-kilometre rate used is reasonable
- The allowance is based only on employment-related kilometres driven in the course of their employment duties
- As the employer, you have not yet reimbursed the employee for operational expenses related to the same vehicle (does not apply to situations where an employer reimburses the employee for supplementary business insurance, tolls, and ferry charges)
The per-kilometre rates prescribed in section 7306 of the Income Tax Regulations (ITR), listed on the Canada Revenue Agency (CRA) website, are generally considered reasonable.
In 2025, the reasonable rate is 72 cents per kilometre for the first 5,000 kilometres driven and 66 cents for each additional kilometre in the provinces. In the Yukon, Nunavut, and Northwest Territories, the rate is 76 cents per kilometre for the first 5,000 kilometres driven and 70 cents for each additional kilometre. For more information on reasonable per-kilometre rates, and on the conditions for an allowance or reimbursement to be non-taxable, go to the Automobile or motor vehicle benefits—Allowances or reimbursements provided to an employee for the use of their own vehicle webpage.
If the allowance has been included in an employee’s income, the employee may be eligible to deduct employment expenses if certain conditions are met. In this case, the employer may need to fill out Form T2200, Declaration of Conditions of Employment.
It is the employee’s responsibility to claim vehicle expenses on their income tax and benefit return.The employee must also keep records of the number of kilometres travelled, which includes expense claims, receipts, logs, and all other records that provide support that kilometres driven were in the performance of employment duties.
Learn more
- Payroll deductions and contributions-Automobile or motor vehicle benefits
- Allowable motor vehicle expenses—Salaried employee expenses
- Allowable motor vehicle expenses—Commission employee expenses
- Transportation employees
Utilisation de véhicules personnels pour le travail et les déplacements professionnels, et calcul des allocations de kilométrage et des remboursements
Pour le calcul des indemnités de kilométrage et des remboursements de dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel pour le travail et les déplacements professionnels, les renseignements qui suivent sont importants à connaître.
Un usage à des fins professionnelles désigne généralement toute utilisation d’un véhicule par un employé entre des lieux de travail pour exercer les fonctions liées à son emploi.
Si vous versez une allocation à votre employé pour compenser les coûts liés à l’utilisation de son propre véhicule, l’allocation n’est pas imposable si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- Le taux par kilomètre est raisonnable.
- L’allocation est fondée uniquement sur les kilomètres parcourus à des fins professionnelles par l’employé dans le cadre de son l’emploi.
- En tant qu’employeur, vous n’avez pas remboursé à l’employé les frais de fonctionnement liés au même véhicule (ne s’applique pas aux situations dans lesquelles un employeur rembourse à son employé des frais d’assurance d’affaires supplémentaire, des frais de péage routier et des frais de traversier).
Les taux par kilomètre prescrits à l’article 7306 du Règlement de l’impôt sur le revenu et indiqués sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada (ARC) sont généralement considérés comme raisonnables.
En 2025, le taux raisonnable dans les provinces est de 0,72 $ par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus et de 0,66 $ pour chaque kilomètre supplémentaire. Au Yukon, au Nunavut et dans les Territoires du Nord-Ouest, le taux est de 0,76 $ par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus et de 0,70 $ pour chaque kilomètre supplémentaire. Pour en savoir plus sur les taux raisonnables par kilomètre et sur les conditions à remplir pour qu’une allocation ou un remboursement soit non imposable, consultez la page Avantages relatifs aux automobiles ou véhicules à moteur – Allocations ou remboursements fournis à un employé pour l’utilisation de son propre véhicule.
Si l’allocation a été incluse dans le revenu d’un employé, celui-ci peut avoir le droit de déduire les dépenses d’emploi si certaines conditions sont remplies. Dans ce cas, l’employeur devra peut-être remplir le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail.
L’employé est responsable de déclarer les dépenses d’automobile dans sa déclaration de revenus et de prestations. L’employé doit aussi tenir des registres du nombre de kilomètres parcourus, y compris les demandes de remboursement de dépenses, les reçus, les journaux de bord et tous les autres documents qui prouvent que les kilomètres ont été parcourus dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.